Postępowanie rejestrowe w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym po 1 lipca 2021 r.

Jak zostało wskazane z uzasadnieniu do projektu ustawy, „obecny stan prawny odnoszący się do funkcjonowania Krajowego Rejestru Sądowego jest regulacją niewystarczającą, nieuwzględniającą nowych rozwiązań prawnych i technicznych, co z biegiem lat może prowadzić do znacznego obniżenia efektywności działania sądu rejestrowego oraz wiarygodności rejestru”.

Najważniejsze zmiany dotyczą elektronizacji postępowania rejestrowego przed Krajowym Rejestrem Sądowym. Dotychczasowe, prowadzone w formie jedynie częściowo zelektronizowanej, postępowanie przeszło znaczącą metamorfozę i aktualnie, co do zasady, wydziały rejestrowe nie przyjmują wniosków i pism w formie papierowej. Powyższe dotyczy tylko podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców, natomiast sprawy dotyczące rejestru stowarzyszeń w dalszym ciągu mogą być procedowane na podstawie wniosków składanych w formie papierowej.

Na podstawie znowelizowanych przepisów opracowany został nowy system teleinformatyczny do obsługi Krajowego Rejestru Sądowego – Portal Rejestrów Sądowych (skr. „PRS”). Po wejściu na stronę główną PRS mamy możliwość przejścia do wyszukiwarki KRS lub przeglądarki akt rejestrowych (funkcje dostępne bez zalogowania) oraz do systemu S24 oraz e-formularzy KRS (funkcje dostępne jedynie po zalogowaniu). Aby móc złożyć wniosek dotyczący podmiotu podlegającemu wpisowi do KRS konieczne jest więc stworzenie konta w PRS, do którego następnie będzie można się zalogować osobnymi danymi użytymi do rejestracji lub poprzez profil zaufany czy kwalifikowany podpis elektroniczny.

Po utworzeniu konta oraz zalogowaniu się do systemu należy wybrać właściwy rodzaj wniosku lub pisma, a następnie wypełnić go przy pomocy intuicyjnego formularza. Co więcej, niektóre rubryki formularza wypełnią się samoistnie po podaniu numeru KRS podmiotu, np. właściwy sąd rejestrowy lub pozostałe dane identyfikacyjne tego podmiotu.

Z krótkiej praktyki obowiązywania nowych przepisów wysnuć można wniosek, iż najbardziej problematyczną pozostaje kwestia załączanych do wniosków i pism dokumentów.

Najciekawszą zmianą, rzeczywiście wpływającą na ułatwienie postępowań rejestrowych, jest połączenie bazy Krajowego Rejestru Sądowego, z notarialną bazą CREWAN (Centralnego Rejestru Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych). Od 1 lipca 2021 r. dokumenty dotyczące podmiotów podlegających wpisowi do KRS i sporządzone w formie aktu notarialnego będą „automatycznie” dołączane do właściwych wniosków do KRS, bez potrzeby przedkładania papierowego wypisu danego dokumentu lub nawet jego zeskanowanej kopii. Niezbędne będzie jedynie podanie numeru nadanego aktowi notarialnemu w bazie CREWAN, a wówczas system sam pobierze właściwy dokument.

Nieco inaczej sytuacja wygląda w odniesieniu do pozostałych dokumentów niezbędnych do zgłoszenia zmian we wpisie w rejestrze KRS, które nie zostały sporządzone w opisanej powyżej formie. Zgodnie z treścią art. 694 ze zn. 4 § 2 ze zn. 2 k.p.c., możliwe jest dołączenie dokumentów poświadczonych przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika.

Zwrócić należy uwagę, że zgodnie z treścią art. 129 § 2 ze zn. 1 k.p.c., „elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie pełnomocnika strony […] następuje z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika dokumentu do systemu teleinformatycznego”. Oznacza to, że ustanowiony przez przedsiębiorcę pełnomocnik poświadcza elektroniczne kopie dokumentów poprzez podpisanie i wysłanie sporządzonego przez siebie wniosku za pośrednictwem systemu PRS.

W innej sytuacji pozostają podmioty, które decydują się na samodzielne sporządzenie wniosku i jego wysyłkę za pośrednictwem PRS do sądu rejestrowego. Podmiot taki, po załadowaniu elektronicznych kopii do wniosku w systemie PRS, na podstawie art. 694 ze zn. 4 § 2 ze zn. 3 k.p.c. zobowiązany jest do dosłania oryginałów dokumentów będących podstawą wniosku do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia pisma.

Ciekawym udogodnieniem jest także wprowadzenie możliwości uiszczenia opłaty od wniosku bezpośrednio w portalu PRS przy wykorzystaniu bramki płatności. Pozwala to na wykonanie szybkiej płatności bezpośrednio w trakcie składania wniosku.

Zaznaczyć jednak należy, że nadal istnieje możliwość wykonania opłaty w sposób „tradycyjny”, tj. zwykłym przelewem, a następnie dołączenie potwierdzenia przelewu jako załącznik do wniosku.

Istotną kwestią pozostaje również to, że informatyzacja postępowania rejestrowego dotyczy również doręczania korespondencji z sądu rejestrowego, kierowanej do podmiotu składającego wniosek. Zgodnie z treścią art. 694 ze zn. 3a § 1 k.p.c., jeśli postępowanie zostało wszczęte na skutek złożenia wniosku za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wówczas wszelkie pisma w danej sprawie doręcza się za jego pośrednictwem (z wyjątkiem opisanego powyżej przypadku dosyłania oryginałów dokumentów). Oznacza to, że aktualnie na próżno oczekiwać postanowienia o wpisie lub wezwania do uzupełnienia braków formalnych wniosku doręczonego w formie tradycyjnej korespondencji. Dokumenty te, podpisane podpisem kwalifikowanym przez upoważnioną osobę, doręczane będą wnioskodawcy za pośrednictwem PRS, a informacja o oczekującej korespondencji wysyłana jest także na adres e-mail wskazany przy rejestracji w PRS.

Elektronizacja KRS dotyczy nie tylko procedury składania wniosków, ale także przeglądania akt rejestrowych. Po wejściu na stronę główną PRS możliwe jest przejście do przeglądarki akt, a po wpisaniu numeru KRS danego podmiotu wyświetlone zostaną zgłoszone dokumenty w postępowaniu rejestrowym.

Zaznaczyć jednak należy, że na ten moment dostępne są tam jedynie te dokumenty, które zostały zgłoszone do KRS już za pośrednictwem PRS, tj. począwszy od dnia 1 lipca 2021 r. Nie są tam udostępnione przynajmniej na razie wcześniejsze dokumenty. Tę nowość należy ocenić zdecydowanie pozytywnie, jednakże pełne wykorzystanie tej funkcji będzie można zweryfikować w perspektywie czasu.

Pełna elektronizacja postępowania rejestrowego przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym miała w znacznym stopniu przyspieszyć rozpatrywanie składanych wniosków oraz skrócić czas oczekiwania na ujawnienie zmian w rejestrze. Z perspektywy paru miesięcy działania Portalu Rejestrów Sądowych zauważyć można, że wniosek, którego jedynym załącznikiem jest akt notarialny posiadający elektroniczny wypis, w rzeczywistości rozpatrywany jest przez sąd rejestrowy w terminie paru dni. Jeśli zaś ze względu na sposób sporządzenia dokumentów będących załącznikami do wniosku niezbędne jest ich dosłanie do sądu rejestrowego zgodnie z treścią art. 694 ze zn. 4 § 2 ze zn. 3 k.p.c. w dalszym ciągu należy uzbroić się w cierpliwość, gdyż termin jego rozpatrzenia na tym etapie działalności systemu praktycznie nie uległ zmianie, a może nawet delikatnie się wydłużył.