Zgodnie z przepisem z art. 157 § 2 Kodeksu spółek handlowych, („k.s.h.”), umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Pod umową muszą podpisać się wszyscy wspólnicy-założyciele wymienieni w komparycji umowy. Wymóg zachowania formy aktu notarialnego dotyczy także aktu założycielskiego jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 4 § 2 k.s.h.).
Zasada – wymóg formy aktu notarialnego umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ad solemnitatem
O skutkach niedochowania formy mówi przepis art. 73 § 2 Kodeksu cywilnego („k.c.”), zgodnie z którym, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Inną formą szczególną w rozumieniu powołanego przepisu jest m.in. forma aktu notarialnego.
Sporządzenie umowy założycielskiej spółki z o.o. w formie innej niż forma aktu notarialnego skutkować będzie nieważnością umowy spółki. Tym samym doprowadzi to do odmowy jej zarejestrowania przez sąd w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Sąd nie wzywa do usunięcia braku właściwej formy zawarcia umowy, gdyż jest to brak nieusuwalny. Natomiast, jeśli brak formy został stwierdzony po wpisie spółki do rejestru (takie sytuacje zdarzają się bardzo rzadko), sąd wezwie do usunięcia braku w wyznaczonym terminie pod rygorem nałożenia grzywny (art. 172 k.s.h.).
Każdorazowa zmiana umowy spółki także, pod rygorem nieważności, będzie musiała zostać dokonana w formie aktu notarialnego
(por. art. 77 § 1 k.c.).
Forma szczególna umowy założycielskiej sp. z o.o. wynika z konieczności ochrony uczestników obrotu i bezpieczeństwa obrotu. Notariusz sporządzający umowę dokonuje jej weryfikacji pod względem zgodności z prawem, czuwa nad właściwym zabezpieczeniem interesów stron oraz innych osób, na które może mieć wpływ zawarcie umowy wspólników sp. z o.o. Jeśli umowa byłaby sprzeczna z prawem notariusz może odmówić dokonania czynności. Taka forma umowy daje także pewność co do miejsca i daty jej zawarcia oraz jej treści.
Pełnomocnictwo do zawarcia umowy spółki
Jeżeli umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością miałaby zostać zawarta przez pełnomocnika, to zgodnie z przepisem z art. 99 § 1 k.c. pełnomocnictwo takie udzielone musi zostać w formie aktu notarialnego.
Jeden pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego wspólnika. Aby uniknąć zarzutu dokonania czynności prawnej „z samym sobą” warto w treści pełnomocnictwa do zawarcia umowy sp. z o.o. wyrazić zgodę na jednoczesne reprezentowanie przez pełnomocnika kilku wspólników.
Pełnomocnictwo do zawarcia umowy sp. z o.o. nie powinno być pełnomocnictwem ogólnym. Przystąpienie do spółki przekracza bowiem zakres zwykłego zarządu. Nie wystarczy zatem wskazanie w treści pełnomocnictwa, że pełnomocnik jest upoważniony do zawarcia umowy sp. z o.o. Bezpieczeństwo obrotu wymaga pełnomocnictwa szczególnego. W praktyce często występuje załączanie projektu umowy spółki z o.o. do pełnomocnictwa i upoważnianie pełnomocnika do zawarcia umowy o treści wskazanej w załączniku. Innym rozwiązaniem jest zamieszczenie w treści pełnomocnictwa najważniejszych postanowień umowy sp. z o.o.
Warto dodać, że pełnomocnictwo do zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać udzielone także przed zagranicznym notariuszem lub polskim konsulem. W przypadku państw, które przystąpiły do konwencji haskiej z 5 października 1961 r., znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, pełnomocnictwo udzielone przed notariuszem tego państwa będzie musiało zostać zaopatrzone w klauzulę apostille. W przypadku pełnomocnictw udzielonych przed notariuszami z państw niezwiązanych ww. konwencją, przed posłużeniem się przedmiotowym pełnomocnictwem wymagana będzie jego legalizacja. W każdym przypadku, pełnomocnictwo sporządzone w obcym języku będzie musiało zostać przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski.
Jeśli jednym ze wspólników-założycieli sp. z o.o. jest osoba prawa wówczas przy zawarciu umowy spółki
z o.o. jest ona reprezentowana przez jej organ wynikający ze statutu czy umowy zgodnie z zasadami reprezentacji.
Odstępstwo od zasady zachowania formy aktu notarialnego
Sporządzenie umowy spółki w formie aktu notarialnego nie jest obligatoryjne. Ustawodawca przewiduje jeden wyjątek. Zgodnie z przepisem z art. 1571 § 1 k.s.h., umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być zawarta również przy wykorzystaniu wzorca umowy. Jest to w polskim porządku prawnym forma równoważna formie aktu notarialnego. Należy jednak pamiętać, że zawarcie umowy sp. z o.o. przy pomocy wzorca jest dopuszczalne tylko w przypadku, gdy wspólnicy na pokrycie kapitału zakładowego wnoszą wyłącznie udziały pieniężne.
Obecnie zawarcie umowy spółki za pośrednictwem wzorca umowy odbywa się przez Internet w systemie S24, co wymaga rejestracji konta. Zawarcie umowy w ten sposób polega na uzupełnieniu kolejno pojawiających się okien generowanych przez sam system, który krok po kroku przeprowadza przez proces zawierania umowy.
Warto zaznaczyć, że wzorca umowy w systemie S24 nie można dowolnie edytować. Tym samym umowa może zostać zawarta wyłącznie z wykorzystaniem udostępnionych w systemie postanowień. Sprowadza się to często do wyboru przewidzianych przez ustawodawcę klauzul. Zatem, jeśli umowa spółki z o.o. ma przewidywać niestandardowe postanowienia jej zawarcie w systemie S24 się nie sprawdzi.
Celem zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca, wspólnicy mogą także ustanowić pełnomocnika.
Umowa spółki sporządzona w systemie S24 musi zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez wszystkich wspólników. Każdy wspólnik musi więc posiadać konto na portalu S24.
Należy pamiętać, że zawarcie umowy spółki z o.o. przez Internet w systemie S24 nie jest tożsame z zarejestrowaniem spółki w KRS. Po zawarciu umowy spółki konieczne jest jej zarejestrowanie także w systemie S24. Nie ma możliwości zarejestrowania spółki przez Portal Rejestrów Sądowych, który jest dedykowany do rejestracji spółek, których umowy zostały zawarte w tradycyjnej formie papierowej.
Gdy umowa spółki z o.o. została zawarta w systemie S24 opłata sądowa za rejestrację spółki wynosi 250 zł (opłata za rejestrację spółki w przypadku zawarcia umowy w formie aktu notarialnego wynosi 500 zł). Opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym jest taka sama w obu przypadkach i wynosi 100 zł.
Podsumowanie
Pomimo względnie jasnych przepisów co do formy zawarcia umowy spółki z o.o., wspólnicy powinni zachować jednak na tym etapie szczególną staranność. Jak wskazano, nieuczynienie zadość wymogom co do formy umowy, jej zmiany czy udzielenia pełnomocnictwa prowadzą z zasady do jej nieważności i odmowy zarejestrowania spółki. Skorzystanie z wzorca umowy może być łatwiejszą i tańszą drogą do zawarcia umowy spółki, przy czym pewną niedogodnością może się okazać brak swobody w kształtowaniu postanowień umowy spółki. Nie będzie to także właściwa forma, gdy wspólnicy na pokrycie kapitału zakładowego zamierzają wnieść wkłady niepieniężne (aporty) albo pieniężne i niepieniężne.
