Zgodnie z przepisem z art. 157 § 2 Kodeksu spółek handlowych, („k.s.h.”), umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Wymóg zachowania formy aktu notarialnego dotyczy także aktu założycielskiego jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 4 § 2 k.s.h.).
Zasada – wymóg formy aktu notarialnego umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ad solemnitatem
O skutkach niedochowania formy mówi przepis art. 73 § 2 Kodeksu cywilnego („k.c.”), zgodnie z którym, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Inną formą szczególną w rozumieniu powołanego przepisu jest m.in. forma aktu notarialnego.
Zastosowanie więc formy innej niż aktu notarialnego skutkować będzie nieważnością umowy spółki, tym samym doprowadzi do odmowy jej zarejestrowania w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
Każdorazowa zmiana umowy spółki także, pod rygorem nieważności, będzie musiała zostać dokonana w formie aktu notarialnego (por. art. 77 § 1 k.c.).
Pełnomocnictwo do zawarcia umowy spółki
Nadto, jeżeli umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością miałaby zostać zawarta przez pełnomocnika, to zgodnie z przepisem z art. 99 § 1 k.c. pełnomocnictwo takie udzielone musi zostać w formie aktu notarialnego.
Warto dodać, że pełnomocnictwo do zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać udzielone także przed zagranicznym notariuszem lub polskim konsulem. W przypadku państw, które przystąpiły do konwencji haskiej z 5 października 1961 r. znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, pełnomocnictwo udzielone przed notariuszem tego państwa będzie musiało zostać zaopatrzonego w klauzulę apostille. W przypadku pełnomocnictw udzielonych przed notariuszami z państw niezwiązanych ww. konwencją, przed posłużeniem się przedmiotowym pełnomocnictwem wymaganym będzie jego legalizacja. W każdym przypadku, pełnomocnictwo sporządzone w obcym języku będzie musiało zostać przetłumaczonego przez tłumacza przysięgłego na język polski.
Odstępstwo od zasady zachowania formy aktu notarialnego
Ustawodawca przewiduje jeden wyjątek co do formy umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Zgodnie z przepisem z art. 1571 § 1 k.s.h., umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być zawarta również przy wykorzystaniu wzorca umowy. Jest to w polskim porządku prawnym forma równoważna formie faktu notarialnego.
Obecnie zawarcie umowy spółki za pośrednictwem wzorca umowy odbywa się przez Internet w systemie S24, co wymaga rejestracji konta. Zawarcie umowy w ten sposób polega na uzupełnieniu kolejno pojawiających się okien generowanych przez sam system. Warto zaznaczyć, że wzorca umowy w systemie S24 nie można dowolnie edytować, a tym samym umowa może zostać zawarta z wykorzystaniem udostępnionych w systemie postanowień. Sprowadza się to często do wyboru przewidzianych przez ustawodawcę postanowień.
Celem zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca, wspólnicy mogą także powołać pełnomocnika.
Umowa spółki sporządzona w systemie S24 musi zostać podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Podsumowanie
Pomimo względnie jasnych przepisów co do formy zawarcia spółki z ograniczona odpowiedzialnością, wspólnicy powinni zachować jednak na tym etapie szczególną staranność. Jak wskazano, nieuczynienie zadość wymogom co do formy umowy, jej zmiany czy udzielenia pełnomocnictwa prowadzą z zasady do jej nieważności i odmowy spółki. Skorzystanie ze wzorca umowy może być łatwiejszą i tańszą drogą do zawarcia umowy spółki, przy czym dodatkową ceną jest tutaj brak swobody w kształtowaniu postanowień umowy spółki.
