Siedziba spółki z o.o. nie musi być tożsama z miejscem wykonywania przez nią działalności. Miejsce siedziby spółki jest decydujące jeśli chodzi o właściwość sądu w postępowaniach z powództw przeciwko spółce, właściwość miejscową organów administracji publicznej oraz właściwość miejscową organów podatkowych.
Siedziba osoby prawnej, w tym także spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jest odpowiednikiem miejsca zamieszkania osoby fizycznej. Zgodnie z ustawową definicją z art. 41 Kodeksu cywilnego („k.c.”), jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowi inaczej, siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający. Określenie siedziby spółki z o.o. niesie za sobą wiele, istotnych konsekwencji dla jej działalności.
Siedziba spółki z o.o.
W odniesieniu do sp. z o.o., wskazanie miejscowości, w której spółka ta ma swoją siedzibę, jest obligatoryjnym elementem jej umowy wymienionym w przepisie z art. 157 § 1 pkt. 1 Kodeksu spółek handlowych („k.s.h.”). Tym samym wspólnicy spółki z o.o. mają swobodę co do wyboru siedziby spółki i może to być np. miejscowość, w której znajduje się główny zakład. Należy z resztą zauważyć, że ustawowe określenie siedziby z art. 41 k.c. nie jest zbyt precyzyjne w odniesieniu do spółki z o.o., albowiem jej organem zarządzającym jest zarząd, a trudno mówić o siedzibie zarządu spółki, który nie posiada przecież podmiotowości.
Konkretyzacją siedziby spółki jest jej adres, czyli wskazanie ulicy, numeru budynku i ewentualnie lokalu. Adres nie jest jednak elementem siedziby, tę stanowi sama miejscowość. Nie jest więc wymagane, aby w umowie spółki z o.o. wskazywać jej adres. Wskazanie adresu jest natomiast obowiązkowym elementem zgłoszenia spółki z o.o. do sądu rejestrowego (art. 166 § 1 pkt 1 k.s.h.).
Siedziba spółki musi znajdować się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jednocześnie przeniesienie siedziby spółki poza granice kraju powoduje rozwiązanie spółki (art. 270 pkt 2 k.s.h.).
Znaczenie siedziby spółki dla jej działalności
Co do zasady, w miejscowości będącej siedzibą spółki odbywają się zgromadzenia wspólników, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (art. 234 § 1 k.s.h.).
Nadto, na podstawie siedziby spółki ustalana są:
- właściwość sądu w postępowaniach z powództw przeciwko spółce (art. 30 k.p.c.);
- właściwość miejscowa organu administracji publicznej (art. 21 § 1 pkt 3 k.p.a.);
- właściwość miejscowa organów podatkowych (art. 17 § 1 ordynacji podatkowej).
Na podstawie miejsca siedziby spółki ustala się także miejsce spełnienia świadczenia, jeżeli z treści konkretnego stosunku prawnego miejsce to nie wynika (art. 454 k.c.).
Miejsce prowadzenia działalności spółki
Siedziba spółki nie musi być jednoznaczna z miejscem prowadzenia przez tę spółkę swojej działalności.
Miejscem prowadzenia działalności jest miejsce, w którym działalność spółki jest faktycznie wykonywana, nie jest to wiec kwestia formalnego zgłoszenia, a element stanu rzeczywistego, z którym związane są jednak konsekwencje prawne.
Przykładowo, przedsiębiorca ma obowiązek zapewnienia możliwości dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana (art. 19a ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców).
Ustawodawca polski nie definiuje pojęcia miejsca prowadzenia działalności. W prawodawstwie unijnym, na potrzeby zharmonizowanego podatku VAT, zawarta została natomiast definicja „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.”
Zgodnie z art. 11 rozporządzenia wykonawczego rady (UE) NR 282/2011.: „Na użytek stosowania art. 44 dyrektywy 2006/112/WE „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” oznacza dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, o którym mowa w art. 10 niniejszego rozporządzenia – które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.”
Z powyższej definicji jako najistotniejsze jawią się zatem elementy wystarczającej:
- stałości,
- zaplecza personalno-technicznego,
- oraz zdolności do odbioru i wykorzystania usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Spółki z o.o. nie mają jednocześnie obowiązku zgłaszania miejsca prowadzenia swojej działalności ani w umowie spółki (art. 157 § 1 pkt. 1), ani w zgłoszeniu do KRS (art. 166 § 1 pkt 1 k.s.h.). Natomiast adresy prowadzenia działalności gospodarczej należy obowiązkowo zgłosić właściwemu urzędowi skarbowemu w ramach zgłoszenia identyfikacyjnego, składanego na formularzu NIP-8 w terminie 21 dni od dnia rejestracji spółki.
