Spółka z o.o. - siedziba i miejsce prowadzenia działalności gospodarczej

Siedzibą sp. z o.o. jest miejscowość znajdująca się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W przeciwnym razie nie byłoby możliwe zarejestrowanie spółki (art. 164 § 1 Kodeksu spółek handlowych („k.s.h.”). Jednocześnie, przeniesienie siedziby spółki poza granice kraju powoduje rozwiązanie spółki (art. 270 pkt 2 k.s.h.). Spółka może mieć tylko jedną siedzibę.

Wskazanie miejscowości, w której sp. z o.o. ma swoją siedzibę, jest obligatoryjnym elementem umowy spółki wymienionym w przepisie z art. 157 § 1 pkt. 1 k.s.h. Wspólnicy spółki z o.o. mają swobodę wyboru siedziby spółki i może to być np. miejscowość, w której znajduje się jej główny zakład byle tylko znajdował się w Polsce.

K.s.h. nie podaje żadnych kryteriów wyboru siedziby sp. z o.o. Pewną wskazówką może być art. 41 k.c., zgodnie z którym siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający. Jest to jednak przepis dyspozytywny i wspólnicy mogą wskazać na siedzibę spółki inną miejscowość w Polsce niż siedziba zarządu. Aktualnie dominuje pogląd, że o wyborze siedziby spółki powinno decydować główne miejsce prowadzenia działalności przez spółkę, siedziba głównego zakładu produkcyjnego czy właśnie siedziba zarządu bądź pionu administracyjnego.

Konkretyzacją siedziby spółki jest jej adres, czyli wskazanie ulicy, numeru budynku i ewentualnie lokalu. Adres nie jest jednak elementem siedziby, tę stanowi sama miejscowość. Nie jest więc konieczne (ani rekomendowane), aby w umowie spółki z o.o. wskazywać jej adres. Każda bowiem zmiana ulicy czy lokalu będzie się wiązać z obowiązkiem zmiany umowy spółki. Wskazanie adresu jest natomiast obowiązkowym elementem zgłoszenia spółki z o.o. do sądu rejestrowego (art. 166 § 1 pkt 1 k.s.h.).

Adres spółki jest podawany w zgłoszeniu spółki do rejestru. Można podać więcej niż jeden adres, gdy doszło do ustanowienia oddziału spółki.

Ponieważ określenie siedziby spółki jest obligatoryjnym elementem umowy spółki, każda zmiana siedziby stanowi zarazem zmianę umowy spółki. Uchwała jest podejmowana na zgromadzeniu wspólników większością 2/3 głosów o ile umowa spółki nie przewiduje surowszych warunków (art. 246 § 1 k.s.h.). Konieczne jest dokonanie wpisu nowej siedziby do rejestru (art. 255 § 1 k.s.h.). Wpis ma charakter konstytutywny.

Co do zasady, w miejscowości będącej siedzibą spółki odbywają się zgromadzenia wspólników, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (art. 234 § 1 k.s.h.).

Nadto, na podstawie siedziby spółki ustalane są:

• właściwość miejscowa sądu rejestrowego (art. 164 § 1 k.s.h.);
• właściwość miejscowa sądu w postępowaniach z powództw przeciwko spółce (art. 30 k.p.c.);
• właściwość miejscowa sądu upadłościowego (art. 19 PrUpad) (domniemanie, że głównym ośrodkiem jej podstawowej działalności jest miejsce siedziby spółki);
• właściwość miejscowa organu administracji publicznej (art. 21 § 1 pkt 3 k.p.a.);
• właściwość miejscowa organów podatkowych (art. 17 § 1 ordynacji podatkowej);
• miejsce spełnienia świadczenia wobec spółki, jeżeli z treści konkretnego stosunku prawnego miejsce to nie wynika (art. 454 k.c.);
• adres pocztowy do doręczeń.

W siedzibie spółki powinny znajdować się dokumenty dot. spółki, jak: umowa spółki, księga udziałów, protokoły zgromadzeń wspólników i posiedzeń innych organów, księgi handlowe i finansowe, dokumenty rachunkowe i księgowe.

Siedziba spółki nie musi być tożsama z miejscem prowadzenia przez tę spółkę działalności.

Ustawodawca polski nie definiuje pojęcia miejsca prowadzenia działalności. W prawodawstwie unijnym, na potrzeby zharmonizowanego podatku VAT, zawarta została natomiast definicja „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.”

Zgodnie z art. 11 rozporządzenia wykonawczego rady (UE) NR 282/2011.: „Na użytek stosowania art. 44 dyrektywy 2006/112/WE „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” oznacza dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, o którym mowa w art. 10 niniejszego rozporządzenia – które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.” Polski ustawodawca implementował powyższy przepis dyrektywy w art. 28b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Przepis ten wprowadził generalną zasadę, że miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej.

Z powyższej definicji jako najistotniejsze jawią się zatem elementy decydujące o uznaniu określonej lokalizacji za miejsce prowadzenia działalności spółki, a mianowicie:

• stałość,
• zaplecze personalno-techniczne,
• oraz zdolność do odbioru i wykorzystania usług świadczonych do własnych potrzeb.

Miejscem prowadzenia działalności jest zatem miejsce, w którym działalność spółki jest faktycznie wykonywana. Nie wymaga ono objęcia umową spółki (art. 157 § 1 pkt. 1) czy formalnego zgłoszenia do sądu rejestrowego KRS (art. 166 § 1 pkt 1 k.s.h.). Stanowi bowiem element stanu faktycznego. Jednakże właściwe miejsce prowadzenia działalności nie jest bez znaczenia. Wynika to min. z faktu, że:

• adresy prowadzenia działalności gospodarczej należy obowiązkowo zgłosić właściwemu urzędowi skarbowemu w ramach zgłoszenia identyfikacyjnego, składanego na formularzu NIP-8 w terminie 21 dni od dnia rejestracji spółki;
• przedsiębiorca ma obowiązek zapewnienia możliwości dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana (art. 19a ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r.  – Prawo przedsiębiorców);
• sprawy o ogłoszenie upadłości rozpoznaje sąd właściwy dla głównego ośrodka podstawowej działalności dłużnika (art. 19 ust. 1 PrUpad).