Należyte zwołanie zgromadzenia wspólników spółki z o.o.

Bez względu na to czy mamy do czynienia ze zwyczajnym czy nadzwyczajnym zgromadzeniem wspólników, zasady ich zwoływania pozostają te same. Zasadniczo wyróżnia się dwa powiązane ze sobą etapy w procesie zwoływania tegoż organu. W pierwszym z nich (określanym mianem „zwołanie sensu stricte”) konieczne jest podjęcie przez uprawniony organ w sposób właściwy decyzji o zwołaniu zgromadzenia. Drugi etap obejmuje wysłanie zaproszeń do wspólników, które jest jedynie techniczno-organizacyjnym aktem następczym, stanowiącym zaproszenie wspólnika do udziału w zgromadzeniu już w efekcie podjętej uchwały w przedmiocie zwołania zgromadzenia.

Kompetencję do zwoływania zgromadzeń wspólników co do zasady ma zarząd, który może zwołać je z własnej inicjatywy, bądź na żądanie uprawnionych organów lub osób (m.in. na wniosek wspólników reprezentujących co najmniej 1/10 kapitału zakładowego). Wyjątkowo, w razie bezczynności zarządu, uprawnienie do zwołania zgromadzenia wspólników przysługuje również radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Ponadto, w umowie spółki prawo zwołania zgromadzeń może być dodatkowo przyznane innym osobom. Jednakże należy podkreślić, że uprawnienie innych organów lub osób w zakresie zwoływania zgromadzenia wspólników ma jedynie charakter subsydiarny. W praktyce najczęściej zgromadzenie zwoływane będzie przez zarząd.

Zwoływanie zgromadzeń jest jednocześnie prawem i obowiązkiem zarządu. Z uwagi, iż przepis art. 235 § 1 Kodeksu spółek handlowych ma charakter bezwzględnie obowiązujący, umowa spółki nie może zwolnić zarządu z obowiązku zwoływania zgromadzeń czy przekazać tej kompetencji wyłącznie innemu podmiotowi. Analizując komentowany przepis dostrzegamy, że zwoływanie zgromadzeń dotyczy stosunków wewnętrznych spółki, a nie jej reprezentacji na zewnątrz, dlatego wymaga uprzedniej uchwały zarządu. Ponadto kompetencja ta należy do zarządu jako organu, a nie poszczególnych jego członków. Oznacza to, że w przypadku zarządu wieloosobowego, zwołanie zgromadzenia wspólników wymaga współdziałania wszystkich członków zarządu lub co najmniej poinformowania ich o posiedzeniu zarządu. Dla ważnego podjęcia uchwały przez zarząd spółki wymagane jest istnienie zarządu jako organu osoby prawnej, prawidłowe zawiadomienie wszystkich członków zarządu o jego posiedzeniu oraz podjęcie przez zarząd uchwały w sposób określony w ustawie lub umowie spółki. Powyższe przesłanki muszą być spełnione łącznie.

Uchwała zarządu powinna zawierać nie tylko decyzję o zwołaniu zgromadzenia, lecz również informację o jego terminie, miejscu i porządku obrad. Dla celów dowodowych najkorzystniej, gdy uchwała zarządu przyjmuje postać pisemną, niemniej w orzecznictwie dopuszcza się możliwość podjęcia takiej uchwały w sposób dorozumiany.

Zgromadzenie wspólników może być zwołane za pomocą stosownych zaproszeń wysłanych w formie:

1. listów poleconych,
2. przesyłek nadanych pocztą kurierską, bądź
3. na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną (jeżeli wspólnik uprzednio wyraził pisemną zgodę na tą formę oraz podał adres na który zawiadomienie powinno być wysłane).

Zaproszenie na zgromadzenie wspólników powinno zostać wysłane co najmniej 2 tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Oznacza to, że powyższy 2-tygodniowy terminy może upłynąć najpóźniej w dniu poprzedzającym planowany dzień zgromadzenia. Wysłanie zaproszeń nie musi nastąpić jednocześnie do wszystkich wspólników, niemniej z uwagi na zasadę równego traktowania wspólników w takich samych okolicznościach, różnice w terminach wysyłania zaproszeń powinny być podyktowane obiektywnymi okolicznościami takimi jak problemy techniczne czy zbyt duża liczba wspólników. Warto jednak pamiętać, że w razie wysyłki zaproszeń w różnych dniach, termin 2-tygodniowy oblicza się od dnia wysłania ostatniego zaproszenia.

Niezależnie od wybranego sposobu doręczenia zaproszenia wspólnikowi, istnieją te same wymogi co do jego treści. W zawiadomieniu należy wskazać dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników, w tym dokładny adres. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 234 § 1 k.s.h. zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Ponadto, w zaproszeniu należy umieścić szczegółowy porządek obrad zwoływanego zgromadzenia. Poziom szczegółowości zależny będzie zarówno od przedmiotu obrad, jak i od stopnia orientacji wspólników w sprawy spółki. Treść zaproszenia powinna dać rozeznanie wspólnikowi czego konkretnie obrady będą dotyczyły, umożliwić mu podjęcie świadomej decyzji o uczestnictwie w zgromadzeniu oraz merytorycznym przygotowaniu się do niego. Zdaniem judykatury uchwały, które mają być podjęte na zgromadzeniu, nie mogą kryć się pod punktem porządku obrad oznaczonym jako „wolne wnioski”, jednakże nie wymaga się przytaczania treści projektowanej uchwały w zawiadomieniu. Jedynie w przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.

Co do zasady wspólnicy podejmują uchwały na zwyczajnych i nadzwyczajnych posiedzeniach wspólników. Jednakże w myśl art. 240 k.s.h. uchwały można również powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, pod warunkiem, że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia. Z naszego doświadczenia wynika, że częstą praktyką jest odbywanie zgromadzeń wspólników ad hoc, w szczególności w spółkach o nielicznym składzie osobowym, w razie konieczności „załatwienia” nagłej sprawy. Należy dodać, że cały kapitał zakładowy może być reprezentowany osobiście przez wspólników lecz również przez ich pełnomocników, przedstawicieli ustawowych a nawet prokurentów. Ponadto art. 227 § 2 k.s.h. przewiduje dwie możliwości podjęcia uchwał bez odbycia zgromadzenia wspólników. Pierwsza z nich sprowadza się do tego, że wszyscy wspólnicy jednomyślnie wyrażają na piśmie zgodę na postanowienie (uchwałę), które ma być powzięte. Drugi ze sposobów polega na tym, że w pierwszej kolejności wszyscy wspólnicy jednomyślnie na piśmie wyrażają zgodę na późniejsze głosowanie pisemne nad pewną uchwałą, a następnie przeprowadzane jest głosowanie pisemne. W tym przypadku głosy wspólników oddawane są na piśmie, zaś sama uchwała podejmowana jest umowną lub ustawową większością głosów.  

Powyższe rozważania dowodzą, że zasady zwoływania zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są rygorystyczne. Pamiętajmy jednak, że w razie ujawnienia, iż zgromadzenie wspólników zostało zwołane z naruszeniem przepisów ustawy, to zaskarżeniu podlegają powzięte na nim uchwały, a nie sama czynność zwołania zgromadzenia.

Zgodnie z dominującą linią orzeczniczą, uchybienia formalne, także w stadium poprzedzającym podjęcie uchwały, mogą być skuteczną podstawą żądania stwierdzenia nieważności uchwały, tylko wówczas, jeżeli miało lub mogło mieć wpływ na jej treść. Wówczas więc, gdyby nie naruszenie, uchwała nie zostałaby podjęta lub co najmniej mogła nie zostać podjęta, względnie treść uchwały byłaby lub co najmniej mogłaby być inna. Zdaniem komentatorów oraz orzecznictwa do formalnych przesłanek naruszenia ustawy, które z całą pewnością będą skutkować ustaleniem nieważności uchwały należy zaliczyć:

1. pominięcie któregoś z członków zarządu przy zwoływaniu zgromadzenia,
2. nieprawidłowości formalne w procesie podejmowania uchwały o zwołaniu zgromadzenia wspólników,
3. zwołanie zgromadzenia wspólników przez osoby wadliwie powołane do zarządu tej spółki,
4. powzięcie uchwały na zgromadzeniu formalnie niezwołanym,
5. naruszenie wymogów dotyczących treści zaproszenia na zgromadzenie wspólników.

Wymaga jednak wskazania, że niektóre sądy odstępują od takiej interpretacji wskazując, że w przypadku bezwzględnie nieważnej uchwały jako sprzecznej z ustawą, bezprzedmiotowe jest rozważanie, czy naruszenie uchybień formalnych (proceduralnych) zdeterminowało treść powziętej uchwały. Zwolennicy tej koncepcji wskazują, że wywarcie wpływu na treść uchwały stanowi dodatkową przesłanką nieważności, niewynikającą z przepisów k.s.h. Ponadto, niejednokrotnie trudno wytyczyć granicę pomiędzy uchybieniami formalnymi mającymi wpływ na podjętą uchwałę a tymi, które takiego wpływu nie wywierają. Podkreśla się również, że tak ukształtowana, dodatkowa przesłanka nieważności uchwały godzi w uprawnienia wspólników mniejszościowych. Jeżeli bowiem uznać, że na podjętą uchwałę nie ma wpływu spóźnione zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników wspólnika posiadającego 10% udziału w kapitale zakładowym, ponieważ dla powzięcia tej uchwały wymagana była i tak zwykła większość głosów, to można by przyjąć, że wspólnika mniejszościowego w ogóle nie należy powiadamiać o takich zgromadzeniach.

Konkludując powyższe rozważania należy wskazać, że proces zwoływania zgromadzenia wspólników jest wysoce sformalizowany. Podyktowane jest to pewnością obrotu gospodarczego oraz rangą uchwał podejmowanych przez tenże organ. W celu uniknięcia ewentualnych sporów o unieważnienie uchwały (czy też jej uchylenie bądź ustalenie jej nieistnienia) zachęcamy do przestrzegania ustanowionych przez ustawodawcę zasad zwoływania zgromadzeń wspólników. Warto w tym celu, jeszcze przed podjęciem decyzji o zwołaniu zgromadzenia zaczerpnąć porady u doświadczonego specjalisty, który pomoże przygotować schemat działania oraz wspomoże w przygotowaniu odpowiedniej dokumentacji (np. uchwały zarządu czy zaproszeń dla wspólników).