Nabycie sprawdzające - na czym polega?

Nabycie sprawdzające polega na nabyciu towarów lub usług w celu sprawdzenia wywiązywania się przez sprawdzanego z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, w zakresie ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz wydawania nabywcy paragonu fiskalnego.

Odpowiadając na pytanie, czym jest nabycie sprawdzające, można wskazać, że jest to czynność prowadzona bez wcześniejszego zawiadomienia przedsiębiorcy. Sprawdzający występuje początkowo jak zwykły klient (tajemniczy klient) - kupuje towar lub usługę i weryfikuje, czy sprzedaż została zaewidencjonowana oraz czy wydano paragon. Dopiero po zakupie okazuje legitymację, informuje o przeprowadzonej czynności i poucza o prawach i obowiązkach.

Sprawdzanym będzie podatnik dokonujący sprzedaży towarów lub usług, u którego jest dokonywane nabycie sprawdzające, albo osoba dokonująca w imieniu i na rzecz podatnika sprzedaży towarów lub usług.
Nabycie sprawdzające jest dokonywane w miejscu sprzedaży towarów lub świadczenia usług przez sprawdzanego (np. punkt gastronomiczny, salon fryzjerski).

Odpowiedź na pytanie, kto ma prawo dokonać nabycia sprawdzającego, wynika z ustawy o KAS. Nabycie sprawdzające może wykonywać uprawniony pracownik KAS albo funkcjonariusz Służby Celno-Skarbowej, działający na podstawie legitymacji służbowej i stałego upoważnienia. Czynności mogą być prowadzone na terenie całego kraju, niezależnie od właściwości miejscowej urzędu.

Nabycia sprawdzającego dokonywać będą funkcjonariusze Krajowej Administracji Skarbowej zatrudnieni w urzędzie skarbowym lub urzędzie celno-skarbowym. Naczelnik urzędu skarbowego oraz naczelnik urzędu celno-skarbowego mogą dokonywać nabycia sprawdzającego na terenie całego kraju.

Niezwłocznie po nabyciu towaru lub usługi od sprawdzanego sprawdzający okazuje sprawdzanemu legitymację służbową, informuje sprawdzanego o dokonaniu nabycia sprawdzającego oraz poucza sprawdzanego o jego prawach i obowiązkach.

Ujawnienie okoliczności, iż ma miejsce nabycie sprawdzające następuję więc niezwłocznie po nabyciu towaru lub usługi. Dalszy sposób postępowania uzależniony jest tego w jaki sposób podczas kontroli zachował się podatnik.
Odpowiedź na pytanie, na czym polega nabycie sprawdzające, obejmuje także sposób zakończenia czynności. Przy braku nieprawidłowości co do zasady sporządzana jest notatka służbowa, a w razie ich stwierdzenia - protokół. Zakupiony towar jest zasadniczo zwracany, natomiast wykonana usługa nie podlega zwrotowi. Przebieg sprawdzenia może być również dokumentowany m.in. przez filmowanie, fotografowanie lub nagrywanie dźwięku.

Jeśli nie stwierdzono nieprawidłowości wówczas sporządza się notatkę z służbową. Protokół sporządza się natomiast nie tylko wówczas, gdy stwierdzono nieprawidłowości, ale też wtedy, gdy nabycie sprawdzające dotyczyło usługi (np. porada prawna) lub towaru, którego z uwagi na jego rodzaj lub szczególne właściwości nie można ponownie sprzedać (np. napoje lub pożywienie przetworzone).

Towar nabyty w toku nabycia sprawdzającego jest niezwłocznie zwracany sprawdzanemu wraz z paragonem fiskalnym dokumentującym sprzedaż tego towaru, jeżeli paragon ten został wydany. W przypadku gdy towar nie podlega zwrotowi, może być pozostawiany za zgodą sprawdzonego w miejscu jego nabycia.

Usługa (np. fryzjerska) wykonana w toku nabycia sprawdzającego nie podlega zwrotowi. W przypadku gdy usługa, za którą sprawdzający zapłacił, nie została wykonana, sprawdzany jest obowiązany do zwrotu otrzymanej zapłaty. Jeżeli w toku nabycia sprawdzającego został wydany paragon fiskalny, a usługa nie została wykonana, sprawdzany jest obowiązany do przyjęcia tego paragonu, chyba że sprawdzany odmówił zwrotu otrzymanej zapłaty.

Warto zwrócić uwagę, że nieprzyjęcie zwracanego paragonu lub niedokonanie zwrotu zapłaty za niewykonaną usługę naraża podatnika na odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe.

Sprawdzany jest obowiązany do przyjęcia zwracanego towaru oraz paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż zwracanego towaru. Podatnik jest także zobowiązany do zwrotu zapłaty otrzymanej za zwracany towar oraz towar stanowiący dowód popełnienia przestępstwa, przestępstwa skarbowego, wykroczenia lub wykroczenia skarbowego, podlegającego zatrzymaniu lub dokonaniu zajęcia albo zabezpieczenia na podstawie odrębnych przepisów.

Jeszcze raz podkreślamy, że nieprzyjęcie zwracanego towaru oraz paragonu fiskalnego, a także niedokonanie zwrotu zapłaty za zwracany towar naraża podatnika na odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe.

Sprawdzany obowiązany jest także znosić okoliczność, że czynność nabycia sprawdzającego może być dokumentowana m.in. przez filmowanie lub dokonywanie nagrań dźwiękowych.

Skala stosowania tej instytucji pozostaje znacząca. Podczas posiedzenia Sejmu 10 czerwca 2026 r. wskazano, że w pierwszej połowie 2025 r. przeprowadzono około 25 tys. takich czynności. Zastępca Szefa KAS podał również, że ich liczba była porównywalna w latach 2023, 2024 i 2025, a działania są poprzedzane analizą ryzyka*.

Weryfikacja realizacji przez podatników obowiązków w zakresie ewidencjonowania sprzedaży na kasach rejestrujących przez długi czas odbywała się w toku kontroli podatkowej lub celno-skarbowej. Nabycie sprawdzające w założeniach jest oderwane od sformalizowanego charakteru tych procedur, na co także wskazuje wyłączenie stosowania do nabycia sprawdzającego ograniczeń w kontroli, o których mowa w ustawie Prawo przedsiębiorców. Szybkość tej procedury przyczynia się do jej szerokiego stosowania

Z perspektywy przedsiębiorcy ważne jest prawidłowe korzystanie z kasy rejestrującej i przygotowanie pracowników do codziennej obsługi sprzedaży. W razie wątpliwości dotyczących obowiązków fiskalnych lub procedur kontrolnych pomocne może być profesjonalne doradztwo podatkowe dostosowane do specyfiki działalności przedsiębiorcy.

Źródło: stenogram 59. posiedzenia Sejmu RP X kadencji z 10 czerwca 2026 r. oraz oświadczenie KAS z 2 czerwca 2026 r.